"Эксплуатация недвижимости", глава 6: "Нормативные мероприятия и документация, регламентирующие процесс эксплуатации".
Особо важный момент, от которого зависит правильность принятых режимов эксплуатации, штатных расписаний и бюджетов, - это объективный анализ исходной информации, сбор которой является сложнейшим процессом. Ведь можно сколь угодно профессионально организовать работу службы эксплуатации.
Но если информации недостаточно, то ошибки в определении стоимости эксплуатации и планировании расходов на нее неизбежны. Нужно очень четко представлять, какую информацию искать, где ее искать и какими способами. Сбор исходной информации – это, безусловно, весьма специфический процесс, однако и он поддается структурированию. 1. Технический паспорт объекта: перечень и форматы технической документации. Главное в процессе сбора информации – воспользоваться опытом специалиста-практика в области эксплуатации недвижимости. Так, если взять исходную информацию (которая подразделяется на общую техническую информацию, техническую документацию и информацию об ограничении функционирования объекта) за 100%, то в распоряжении собственника или управляющего обычно (без помощи профессионала) оказывается не более 20-30% от всего объема информации. Но, следуя определенной методике, этот показатель можно увеличить до 60-70%.
Одна из основных обязанностей эксплуатирующей организации - это формирование 100% информационного объема по эксплуатируемому объекту недвижимости (технического паспорта объекта недвижимости). Причем в обычном понимании технический паспорт как документ, выдаваемый БТИ для идентификации объекта и проведения с ним юридическо-правовых действий, лишь малая часть того, что понимается под техническим паспортом в эксплуатации. Технический паспорт в эксплуатации недвижимости - это документ динамичный, он заполняется на протяжении всего цикла жизнедеятельности объекта и состоит из двух блоков: стационарного и динамичного.
Стационарный блок – это общая техническая информация, техническая документация и информация об ограничении функционирования объекта.
Динамичный блок – это текущая деятельность строительно-монтажных организаций, сведения о текущем и капитальном ремонте, планы и отчеты по эксплуатации и изменения к документации из первого блока.
Таблица 3 Общая информация по объекту недвижимости
Адрес здания:
Доп. информация о расположении
Тип здания:
Офисное, торговое, склад, жилое, другое
Количество этажей (без учета подземных):
Количество подземных этажей:
Комментарии:
Высота этажей
_______
Размеры здания
Высота __________
Ширина _________
Длина ___________
Общая площадь здания
Площадь мест общего пользования
Холлы _________
Коридоры _________
Санузлы ________ количество _________
Арендопригодная площадь
Конструкции здания
Кровля. Кровельные покрытия
Конструкция кровли __________
Материал покрытия кровли __________
Площадь кровли __________
Система стока ливневых вод __________
Фасад. Внешняя отделка
Материалы отделки фасада _________
Особенности _________
Стены. Перегородки. Перекрытия. Лестницы.
Конструкции стен ______________
Конструкции перекрытий ____________
Конструкции перегородок _________
Конструкции лестниц _________
Внутренняя отделка
Отделочные материалы
Пол ____________
Стены ____________
Потолок _____________
Особенности _____________
Двери. Окна. Проемы.
Конструкция (отделка) дверей ____________
Конструкция (отделка) окон __________
Особенности конструкций и отделки _______
Прилегающая территория (проезды, газоны, парковки и т.д.)
Площадь ___________, в том числе
площадь парковки ________,
(количество парковочных мест _______), площадь газонов _______,
площадь подъездов _________,
площадь тротуаров _________
Количество лифтов ___________
Фирма производитель Тип ________ Грузоподъемность ______ кг Особенности __________
Технические паспорта на оборудование (котлы, лифты, щитовые, водомеры, теплоцентры).
Договоры с коммунальными и другими службами.
Поэтажные планы.
Схемы внутренних сетей:
- водоснабжение;
- канализация;
- центральное отопление;
- газоснабжение;
- электропроводка;
- водомерный узел;
- элеваторный узел;
- распределительный щиток;
- сигнализация;
- телефонная связь.
15. Документация по системам безопасности объекта: тексты инструкций для клиентов и персонала; схемы эвакуации; положение об охране, инструкция службы безопасности или договор с охранной организацией.
Информация об ограничении функционирования объекта
1. Допустимые мощности, расходы и ограничения по использованию холодной и горячей воды, тепло- и электроэнергии, канализации, мусоровыброса, газоснабжения.
2. Технические условия и сроки действия договоров с предприятиями коммунального хозяйства («Энергонадзор», ГУП «Водоканал», ГУП «Спецтранс», а также с предприятиями телекоммуникаций: телефон, радио, телевидение, охранная сигнализация).
3. Эксплуатационные ограничения, накладываемые государственными органами (муниципальными и местного самоуправления), пожарной охраной, санитарными врачами, органами здравоохранения, правоохранительными органами, техническим надзором и организациями, ведающими подземными сооружениями, газовым хозяйством, охраной памятников, садово-парковым хозяйством, градостроительством и архитектурой. «Динамическая», постоянно пополняемая техническая информация
Текущая деятельность строительно-монтажных организаций: сведения о косметическом, текущем и капитальном ремонте, то есть проекты, сметы, ведомости дефектов для производства ремонтных (восстановительных или модернизационных) работ, акты приемки работ. Фотографии.
Отчеты о проведенных плановых и внеплановых осмотрах объекта. Планы мероприятий по эксплуатации и отчеты об их выполнении. Фотографии.
Изменения и дополнения к документации из первого блока.
2. Штатное расписание: регламенты процесса эксплуатации и взаимодействия сотрудников.
Качественная составляющая штатного расписания службы эксплуатации зависит как от насыщенности и сложности инженерной инфраструктуры, так и от выбранных (из семи составляющих эксплуатации недвижимости) направлений деятельности. Каждая составляющая зависит от площади обслуживаемого объекта недвижимости. Так, для объекта недвижимости, близкого к классу «В», площадью от 3000 до 10000 кв.м., возможно применение следующего штатного расписания.
Таблица 4. Штатное расписание (БЦ класса «В», площадь 3-10 тыс. кв. м)
Наименование должности
численность
Управляющий эксплуатацией
(facilitymanager),
главный инженер
1
Сервис - менеджер
1
Специалист-техник
2
Электромонтер
2
Дежурный рабочий
2
Операторы уборки
N
Дворник
N
В таблице указано то количество специалистов (техников, электромонтеров и дежурных рабочих - по два человека), которое может обеспечить взаимозаменяемость. Количество операторов для ежесуточной уборки офисных помещений определяется путем деления арендопригодной площади на производительность одного оператора.
Количество операторов для поддерживающей уборки офисных помещений, мест общего пользования и туалетов в течение дня определяется путем деления общей площади объекта недвижимости на среднюю производительность одного оператора.
Количество дворников определяется путем деления площади убираемой прилегающей территории на среднюю производительность для одного дворника.
Основные должностные обязанности и функции штатных единиц
1. Управляющий эксплуатацией (facilitymanager) - это главный инженер, в основные обязанности которого входит:
– обеспечение доходности финансового контура;
– определение направления управленческой и технической политики;
– организация технических осмотров объектов;
– разработка планов и бюджетов эксплуатации объектов недвижимости;
– организация работы эксплуатационно-сервисной службы;
– организация выполнения утвержденных планов эксплуатации;
– обеспечение энергоснабжения объектов;
– согласование внешней деятельности;
– обеспечение безаварийной эксплуатации объектов;
– управление персоналом;
– регулирование конфликтных ситуаций;– ведение отчета перед собственником.
2. Сервис – менеджер – это специалист, в основные обязанности которого входит:
- разработка стандарта чистоты объекта недвижимости;
- разработка перечня чистящих и моющих средств;
- разработка технологических инструкций по уборке;
- управление обслуживающим персоналом;
- координация процесса сервисного обслуживания.
3. Специалист-техник – работник, в основные обязанности которого входят:
– ежедневные профилактические осмотры инженерных систем водоснабжения, теплоснабжения, канализации и вентиляции;
– обеспечение бесперебойной работы инженерных узлов объекта и систем водоснабжения, теплоснабжения, канализации и вентиляции;
– проведение работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации (ЕТО и ТР);
– проведение ППР;
– контроль режимов работы инженерных систем, коммуникаций и оборудования;
– проведение аварийных отключений;
– вызов аварийных городских служб;
– ликвидация причин и последствий аварийной ситуации.
4. Электромонтер – это специалист, в основные обязанности которого входят:
- обеспечение бесперебойной работы электроустановки (ТП и ГРЩ) объекта и электротехнических коммуникаций;
- проведение работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации (ЕТО и ТР);
- проведение ППР;
- выполнение дополнительных заявок арендаторов;
- ликвидация аварийных ситуаций.
5. Дежурный рабочий – это работник, в основные обязанности, которого входит:
- выполнение мелкого ремонта;
- проведение работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации (ЕТО и ТР);
- выполнение дополнительных заявок арендаторов;
- выполнение погрузо-разгрузочных работ.
К сожалению, часто стандарты и методы эксплуатации на практике оказываются понятием номинальным, потому что деятельность службы эксплуатации основывается исключительно на «жизненном опыте» и «понимании» ее сотрудников. На самом деле, стандарты эксплуатации не только должны быть описаны в соответствующих регламентирующих документах, но и обязательно должны использоваться непосредственно в процессе эксплуатации.
3. Производственный процесс: типовые нормативные документы эксплуатации.
Рассмотрим типовые нормативные документы, необходимые для эффективной работы службы эксплуатации.
1. Положение о службе эксплуатации.
Это концептуальный документ, целью которого является описание корпоративной точки зрения на технологию и результат деятельности службы. Он включает в себя следующие пункты:
- описание структуры, целей, задач и функций эксплуатации;
- описание стандартов эксплуатации;
- форма взаимодействия сотрудников службы эксплуатации;
- форма взаимодействия службы эксплуатации с контрагентами;
- стратегия оценки качества;
- описание результата деятельности.
Положение о стандарте и структуре эксплуатации.
Это технический описательный документ, цель которого детализированное структурирование процесса эксплуатации. Он включает в себя следующие пункты:
1) мониторинг технического состояния объекта недвижимости: контроль жизнедеятельности инженерной инфраструктуры и конструкций, посредством проведения ежедневных, плановых, сезонных и внеплановых технических осмотров профильными специалистами;
2) техническое обслуживание:
- ежедневное техническое обслуживание: комплекс работ по ежедневному поддержанию исправного состояния элементов здания и заданных параметров и режимов работы его инженерных систем;
- планово-предупредительные и регламентные работы: комплекс работ по поддержанию исправного состояния элементов здания и заданных параметров режимов работы инженерных систем, имеющих сезонную или нормативную периодичность;- текущий ремонт: восстановление исправности (уменьшение физического износа) систем инженерной инфраструктуры и поддержания заданных эксплуатационных показателей с периодичностью в один – два или пять и более лет;
3) нормативные мероприятия: выполнение законодательных нормативных актов по эксплуатации, ведение технической документации;
4) клининг: обеспечение стандарта чистоты, уход за элементами отделки, санитарно-гигиенические мероприятия;
5) технический консалтинг: представление интересов собственника перед поставщиками коммунальных услуг, взаимодействие с профильными контрагентами;
6) обеспечение ресурсами: снабжение процесса эксплуатации расходными материалами и оборудованием;
7) планирование и бюджетирование: разработка плана мероприятий и бюджета эксплуатации.
Положение о планировании мероприятий по эксплуатации, бюджетировании затрат, отчетности и анализе эффективности.
Это документ, целью которого является прогнозирование деятельности по эксплуатации недвижимости. Он включает в себя следующие пункты:
- описание структуры, целей, задач и функций эксплуатации;
- статьи планирования и статьи затрат;
- формат планов, бюджета и отчетов;
- периодичность планирования, бюджетирования и отчетности;
- технологии планирования;
- показатели эффективности.
Регламенты деятельности сотрудника.
Деятельность сотрудников службы эксплуатации рекомендуется регламентировать двумя документами. Один, формальный - аналогичен подробной должностной инструкции, другой, рабочий - рекомендуется для повседневного использования.
Основные составляющие должностной инструкции:
- перечень выполняемых сотрудником функций, способов, методов и технологий их выполнения;
- периодичность выполнения функций, формат результата, критерии качества результата;
- описание цели и необходимых результатов взаимодействия с сотрудниками, отделами, руководителями и внешними контрагентами;
- степень компетенции, границы полномочий и ответственности.
Вот пример типового рабочего документа – регламента деятельности руководителя службы сервиса.
Регламент работы руководителя службы сервиса объектаЗнания:
- знание практического управления персоналом;
- знание правил и норм охраны труда;
- знание правил санитарии и гигиены по содержанию объектов нежилой недвижимости;
-принципиальное знание устройства и правил эксплуатации инженерных систем, инженерного и технологического оборудования, элементов и конструкций зданий.
Подчиненность:
Руководитель службы сервиса объекта подчиняется:
- непосредственно руководителю сервисной службы;
- непосредственно главному инженеру.
Руководителю службы сервиса объекта подчиняется:
- непосредственно персонал сервиса объектов.
Функции:
- организация работы персонала сервиса объекта;
- организация сервисного обслуживания эксплуатируемых объектов;
-организация действий персонала при аварийных ситуациях (оповещение, первичные действия в теплоцентре, на вводе холодной воды, на электрощитах на этажах; остановка работы канализации с учетом особенностей каждого БЦ и т.д.);-подготовка соответствующих инструкций;- ведение рабочих книг по ежедневным осмотрам объекта. Обязанности:
1) Обеспечение стандарта чистоты объекта.
2) Разработка технологических зональных карт (инструкций) уборки на 6 месяцев (совместно с руководителем службы сервиса).
3) Подача заявок на снабжение расходными материалами для обеспечения текущей эксплуатации и клининга на следующий месяц до 17 числа текущего месяца.
4) Анализ применения выбранных средств, их дозировки, качества и количества (проводится один раз в квартал) с предоставлением отчета не позже 20 – го числа последнего месяца квартала.
5) Разработка заявок на обеспечение объектов средствами механизации сроком на 6 месяцев (заявки формируются два раза в год - 15 декабря и 15 мая).
6) Планирование ТО и ремонта средств механизации на 6 месяцев (планы составляются два раза в год - 15 декабря и 15 мая).
7) Проведение инвентаризации средств механизации (проводится один раз в полгода, но не позднее 1 декабря и 1 мая).
8) Проведение технического осмотра объектов совместно с руководителем службы сервиса, главным энергетиком и руководителем отдела эксплуатации (проводится в первой декаде месяца).
9) Проведение технического осмотра:
- прилегающей территории;
- газонов;
- подъездов;
- тротуаров;
- канализационных люков;
- внешней отделки здания;
- отделки фасада;
- кровельных свесов;
- оконных проемов;
- остекления;
- крыльца;
- козырьков;
- водосточных труб;
- кондиционеров;
- рекламных вывесок;
- уличного освещения;- мусорной площадки;- состояние разметки на парковке.
10) Проведение технического осмотра помещений здания. Включает проверку качества уборки и покрытий:
- пола;
- плинтусов;
- стен;
- предметов интерьера;
- мебели;
- сантехоборудования;
- унитазов;
- раковин;
- инвентаря;
- бойлеров;
- грязезащитных ковриков;
- пепельниц.
Также включает проверку:
- отделки помещений;
- рекламных и информативных вывесок;
- потолков;
- лестниц;
- ограждений;
- дверей (крепеж, замки);
- предметов интерьера;
- мебели;
- системы отопления;
- радиаторов;
- освещения.
Кроме того, включает проверку туалетов, в том числе:
- дверей;
- замков;
- сантехоборудования;
- унитазов;
- раковин;
- сушителей для рук;
- диспансеров;
- бойлеров;
- канализации.
11) Подготовка отчета по техническим осмотрам объектов в первой декаде текущего месяца в соответствии с утвержденной формой и методикой ежемесячного отчета (формируется не позднее 10 числа текущего месяца).
12) Подготовка планов мероприятий (на основании ежемесячных отчетов) на следующий месяц (производится до 17 числа текущего месяца).
13) Подготовка калькуляций, смет, договоров и другой исполнительной документации к плану мероприятий на следующий месяц (производится до 22 – го числа текущего месяца).
14) Подготовка служебных записок по проведению капитальных работ в случае проведения последних, при ежемесячном осмотре (происходит не позднее 22 – го числа текущего месяца).
15) Подготовка еженедельных отчетов по выполнению планов мероприятий объектов на текущий месяц по утвержденной форме (происходит каждый вторник не позднее 16.00.) 16) Подготовка ежемесячного отчета по планам мероприятий объектов (производится в третьей декаде). 17) Подготовка перечня выполненных в течение месяца заявок и отправка его руководителю службы сервиса с указанием средств, фактически затраченных на выполнение заявки (производится в последний рабочий день месяца).18) Подготовка полугодового плана мероприятий по объекту (план составляется два раза в год - 15 ноября и 15 мая).
19) Проведение еженедельных встреч с управляющими (ведется протокол встреч):
– по планированию мероприятий служб на текущий месяц;
– по выполнению текущих планов;
– по обеспечению стандарта чистоты.
20) Планирование и обоснование сверхурочных (производится не позднее третьей декады текущего месяца).
21) Контроль над соблюдением штатного расписания и ФЗП службы на объекте в течение месяца.
22) Ежемесячное составление ведомости заработной платы службы по объектам в третьей декаде текущего месяца.
23) Выполнение Положения о прохождении заявок.
24) Контроль над содержанием формы персонала в чистоте.
25) Контроль появления персонала на работе вовремя, в форме, в чистом и опрятном виде.
26) Контроль над соблюдением дисциплины и правил поведения.
27) Использование денежных средств согласно «Регламенту по обеспечению денежными средствами руководителей служб сервиса». Составление отчета об использовании материальных средств (отчет формируется один раз в месяц не позднее 29 числа текущего месяца).
28) Выдача работникам инвентаря и моющих средств, контроль правильности их применения.
29) Проведение тренингов для персонала объектов по обеспечению стандартов чистоты и выполнению технологических инструкций (проводится не реже одного раза в месяц).
5. Положение о стандартах чистоты. Включает в себя следующие пункты:
- глоссарий терминов клининга;
- описание методов и технологий клининга: ухода и обслуживания отделки и интерьера – сохранение физических и эстетических свойств материалов;
- описание методов обеспечения проектного срока службы отделочных материалов;
- перечень нормативных и регламентных санитарно-гигиенических мероприятий по дезинсекции, дератизации и дезинфекции;
- описание инструментария клининга: ежедневной и генеральной уборки, обслуживания прилегающей территории, сбора и вывоза мусора;
- регламентирование нормы расходования;
- принципы оценки качества работ по клинингу.
6. Положение о качестве.
Это концептуальный документ, декларирующий понятие качества в отношении технологических процессов и готовой продукции. Он включает в себя:
1) Технологии и методы ухода и обслуживания элементов и поверхностей отделки и интерьера с целью сохранения физических и эстетических свойств материалов и обеспечения их проектного срока службы.
2) Требования к поверхностям, элементам интерьера и сантехническому оборудованию.
3) Перечень нормативных и регламентных санитарно-гигиенических мероприятий по дезинсекции, дератизации и дезинфекции.
4) Описание инструментария клининга, куда входит описание ежедневной комплексной уборки (интенсивной и поддерживающей), генеральной уборки, обслуживания прилегающей территории, сбора и вывоза мусора.
5) Перечень моющих, чистящих и защитных расходных материалов.
6) Принципы оценки качества работ
ул. Заставская, д. 31, корпус 2196084Санкт-Петербург,
Подписывайтесь на нашу группу в соцсетях
ВК,
Телеграм,
и наш канал в
Дзен"
: больше интересных новостей каждый день.
По собственной информации. Гиперссылка на Restate.ru обязательна.
Автор: редакция Restate.ru
Архив
Нашли ошибку или неточность? Нажмите CTRL и ENTER и расскажите нам про это
22830 
Рекорды на элитном рынке, 5 млрд возмещения за аренду и лидерство ИЖС в Ленобласти: новости Петербурга на Restate
Компания из Татарстана ведет переговоры о покупке «Outlet Village Пулково» 
Напоследок: перед уходом с рынка России израильский девелопер запустил последний проект в Петербурге 
В Петербурге сгоревший склад Wildberries заменят через две-три недели 
К ОЭЗ Петербурга присоединили промзоны «Парнас» и «Шушары»
Итоги 2023: падение объема сделок по аренде офисов в Петербурге на 35% 
