"Эксплуатация недвижимости", глава 16: "Выбор эксплуатирующей организации"
Возможен случай, когда собственник никогда не занимался эксплуатацией объектов недвижимости. Например, он, купил или вновь возводит здание, и ему рано или поздно придется заниматься вопросом эксплуатации - самостоятельно либо за счет привлечения на аутсорсинге специализированной компании. Какими критериями следует руководствоваться собственнику, чтобы не ошибиться в выборе?
Безусловно, чем раньше будет привлечена эксплуатирующая компания, тем лучше. Наиболее эффективно заключать договор на эксплуатацию еще на стадии разработки бизнес-плана и концепции. Но таких примеров практически нет. Как правило, эксплуатирующую компанию приглашают на объект уже перед запуском, или даже позже. Оптимальное вхождение эксплуатирующей компании на объект – за шесть месяцев до ввода. На данном этапе происходит организация работы службы эксплуатации на объекте. Сюда входит заключение и согласование договоров на обеспечение коммунальными услугами, а также других договоров для организации нормальной эксплуатации. В это время происходит набор персонала и создание штата сотрудников, проводятся тренинги. Кроме того, разрабатывается проект плана мероприятий и бюджет эксплуатации на долгосрочный период, а также происходит закупка инструментов и расходных материалов.
1. Требования к эксплуатирующей организации.
Часто, принимая решение об аутсорсинге услуг эксплуатации, заказчики выбирают компанию, с которой будут сотрудничать, не по качеству оказания услуг, а по другим критериям. Даже если собственник проводит тендер или конкурс, как правило, решающими факторами являются дизайн, стилистика и толщина коммерческого предложения конкурсантов. Зачастую собственник делает выбор в пользу эксплуатирующей компании только потому, что ее руководитель показался ему более обаятельным. Иногда решающую роль в выборе играет некий «образцово-показательный» объект, который в качестве козыря держат компании, занимающиеся эксплуатацией коммерческой недвижимости. Во всех перечисленных случаях заказчику кажется, что он выбрал самое лучшее. При этом он забывает, что эксплуатация недвижимости – это не буклеты и не приятные люди. Это профессиональная деятельность, которая оценивается множеством критериев. Правильный выбор эксплуатирующей компании позволит собственнику в будущем значительно сэкономить на эксплуатации здания, но для сравнения претендентов ему необходимо самому разработать техническое задание на эксплуатацию, условия конкурсной документации и ценообразование. Иными словами, собственник должен определить критерии сравнения, чтобы не сравнивать «килограммы» с «метрами» или «литрами».
2. Анализ информации
Однако, не исключен вариант, когда конкурсант соответствовал всем требованиям заказчика, но впоследствии не оправдал ожидания. Значит в процессе составлении технического задания, условий или ценообразования он допустил ошибку. Или, возможно, конкурсант не представил документ, определяющий собственные требования к качеству оказания услуг, которые могут значительно отличаться от требований заказчика. В результате заказчик недоволен, но и обоснованные претензии предъявить не в состоянии, так как ему нечем их аргументировать. Например, если собственник подразумевает под словом «чистота» одно, а исполнитель работ - другое, то неизбежен конфликт. Заказчик должен заранее ознакомиться с предлагаемыми конкурсантом стандартами качества.
Помимо требований к качеству, обязательным условием для пакета документов является перечень услуг по эксплуатации – он поможет собственнику четко представлять, какие услуги может оказывать эксплуатирующая компания. Имея на руках такую информацию, собственник никогда не поддастся обаянию руководителя, который оказывает, например, только услуги клининга и занимается проведением мониторинга технического состояния объекта, но не занимается, скажем, планированием эксплуатации и не составляет для нее бюджет.
Чтобы помочь собственнику, управляющие компании готовы оказывать услуги по подбору эксплуатирующей организации для обслуживания объекта. Рассмотрим перечень конкурсной документации, необходимой для верного выбора.
Перечень требований к участникам конкурса.
Формат конкурсного предложения.
Описание объекта недвижимости. Фотографии. Оптимизированный генеральный (ситуационный) план.
Перечень инженерной инфраструктуры, инженерного, технологического и другого оборудования (узлов) с указанием фирм-производителей, мощности и особенностей эксплуатации (технический паспорт).
Экспликация и перечень отделочных материалов и элементов интерьера.
Перечень обязательных услуг по эксплуатации: периодичность, интенсивность, требования к качеству.
Перечень обязательных мероприятий по ежедневному техническому обслуживанию, планово - предупредительному ремонту, регламентным работам и текущему ремонту объекта.
Регламент оказания услуг по уборке помещений, общих площадей и прилегающей территории объекта. Стандарт чистоты.
Перечень и описание границ эксплуатационной ответственности.
Перечень договоров с инженерными ведомствами города, сервисными службами и субподрядчиками, заключаемых исполнителем.
Перечень полномочий, указываемых в доверенности заказчика, выдаваемой представителю исполнителя.
Формат ценообразования, статей затрат и показателей расходов.
Типовой договор на эксплуатацию.
Если в документации конкурсанта хотя бы что-то из вышеперечисленного упущено, то стоит десять раз подумать, прежде чем доверить ему здание. Так, опыт, безусловно, важен. Но главное - не делать поспешных выводов о непрофессионализме компании, опираясь на данные о размере объекта, который она обслуживает. Не менее важен арсенал управляющей организации. Здесь речь идет о перечне работ, навыками выполнения которых владеет данная компания. Например, если мониторинг технического состояния объекта есть в списке услуг, то этот факт уже говорит о том, что компания - не новичок на этом рынке.
Однако само качество мониторинга может различаться. Отчетность по мониторингу состояния инженерных систем здания должна состоять из отчета, в который записывают наименование осматриваемых систем и конструктивов, их фактическое состояние, плановые или аварийные мероприятия по устранению обнаруженных неполадок. Кроме того, отчетность должна содержать подробные данные о сроках выполнения осмотра, об ответственных за его проведение лицах, о регулярности и технологии его проведения. Собственник в любой момент должен быть в курсе того, кто ответственен и за что. К сожалению, не все эксплуатирующие организации предоставляют подобную услугу. Причем собственник часто не в курсе, что в составе комплекса работ должен быть и мониторинг. О том, выполняет ли компания профилактические работы и обеспечивает ли надлежащее техническое обслуживание, свидетельствуют аварийные ситуации, которых можно было бы избежать.
Так, несколько лет назад, в одном из бизнес-центров Петербурга из-за того, что перед Новым годом не было отключено центральное отопление, в рождественские каникулы, когда все арендаторы отдыхали, произошла авария. Когда же 10 января люди вернулись на свои рабочие места, не работал лифт, были залиты стены, и мороз превратил воду в лед, а линолеум – в каток. Собственник понес большие убытки по вине эксплуатирующей компании. Своевременное отключение отопления помогло бы избежать денежных потерь. Аварию можно было заметить и на начальном этапе. Сначала падает давление, становится холоднее в помещениях общего пользования, «холодеют» радиаторы и т.д. Чтобы это заметить, достаточно было просто потрогать батареи, однако сотрудники эксплуатирующей компании этого не сделали.
Также еще одним немаловажным критерием выбора эксплуатирующей организации является информация о том, была ли компания оштрафована ранее, получала ли предписания от государственных контролирующих органов. Это не означает, что одно замечание Госсанэпиднадзора автоматом заносит компанию в черный список. Главное, чтобы не было рецидива. Профессиональная компания должна уметь общаться с госорганами, и они должны уважать ее за то, что она выполняет предписания в положенный срок. Бывали случаи, когда собственник выяснял уже постфактум, что электрики, обслуживающие здание, не имели соответствующего допуска к электричеству. Впоследствии, когда эксплуатирующая компания будет выбрана и начнет работать, собственник также будет оценивать качество работы по наличию или отсутствию предписаний. В частности, важно, чтобы эксплуатирующая организация, обслуживающая здание, своевременно выставляла и оплачивала счета на коммунальные услуги, не создавала задолженностей перед госслужбами и другими поставщиками услуг. Эксплуатирующая компания обязана вести учет потребляемых энергоресурсов. Соответствующие документы должны регулярно предоставляться собственнику. Кроме того, компания должна следить за плановыми и быть готовой к внеплановым отключениями. Часто бывает, что отключение влечет за собой простой в работе арендаторов, и, соответственно, выставление материальных претензий.
3. Критерии выбора
Основные критерии выбора эксплуатирующей организации:
- опыт работы в области управления зданиями не менее 5-и лет;
- наличие у компании лицензий и сертификатов на управление зданиями и производство работ по инженерным системам;
- наличие квалифицированного управленческого персонала, имеющего профессиональные сертификаты (прописка или регистрация обязательны);
- наличие квалифицированного технического персонала, имеющего профессиональные сертификаты (прописка или регистрация обязательны);
- возможность трудоустройства необходимого для эксплуатации объекта штата сотрудников;
- наличие материально-технической базы и ремонтных мастерских;
- наличие круглосуточно-действующей диспетчерской службы мобильного технического сервиса с системой регистрации заявок, контроля их выполнения и ежедневной отчетностью перед заказчиком;
- наличие аварийно-технической службы;
- проведение различных инструктажей сотрудников подрядных организаций, проводящих работы на объекте заказчика;
- выполнение нормативных мероприятий, регламентированных действующим законодательством РФ и подзаконными актами отраслевых комитетов;
- оказание услуг технического консалтинга: рассмотрение проектно-сметной документации, консультирование по вопросам техники безопасности, осуществление контроля работы подрядных организаций в рабочие, праздничные и выходные дни, а также в вечернее и ночное время;
- страхование профессиональной деятельности в максимально предполагаемом размере убытков;
- отсутствие невыполненных обязательств перед третьими лицами;
- отсутствие возбужденных уголовных дел в отношении руководителей и не снятых с них судимостей.
СистемаСотрудников на Restate: 1ул. Оптиков, д. 4, кор. 2, офис 310Санкт-Петербург,
ул. Заставская, д. 31, корпус 2196084Санкт-Петербург,
Подписывайтесь на нашу группу в соцсетях
ВК,
Телеграм,
и наш канал в
Дзен"
: больше интересных новостей каждый день.
По собственной информации. Гиперссылка на Restate.ru обязательна.
Автор: редакция Restate.ru
Архив
Нашли ошибку или неточность? Нажмите CTRL и ENTER и расскажите нам про это
9304 
Рекорды на элитном рынке, 5 млрд возмещения за аренду и лидерство ИЖС в Ленобласти: новости Петербурга на Restate
Компания из Татарстана ведет переговоры о покупке «Outlet Village Пулково» 
Напоследок: перед уходом с рынка России израильский девелопер запустил последний проект в Петербурге 
В Петербурге сгоревший склад Wildberries заменят через две-три недели 
К ОЭЗ Петербурга присоединили промзоны «Парнас» и «Шушары»
Итоги 2023: падение объема сделок по аренде офисов в Петербурге на 35% 
