"Эксплуатация недвижимости", глава 13: "Собственная служба эксплуатации"
Прежде чем проводить анализ основных этапов развития собственной службы эксплуатации, нужно продемонстрировать эволюцию всего направления, хотя бы на примере изменения наименования должностей исполнителей и структурных единиц.
Например, всем хорошо известны ранее широко используемые аббревиатуры завхоз и АХО (административно-хозяйственный отдел). Сегодня понятия «завхоз» и «АХО» трансформировались в понятия «управляющий» и «управление недвижимостью» соответственно, а те, в свою очередь, под воздействием принятых норм и западных стандартов, преобразуются в facility manager и property management. В результате получаем пары:
завхоз - facility manager;
АХО - property management.
Как можно увидеть, что эволюции в данном случае подверглись не сами специальности, а их наименования.
1. Предпосылки возникновения службы эксплуатации
Достаточно большое количество компаний различной бизнес-ориентации за последнее время на порядки увеличило свои активы. Поэтому одним из основных актуальных вопросов (помимо дальнейшего усиления конкурентоспособности, уменьшения себестоимости и оптимизации бизнес-процессов) в ближайшее время станет вопрос размещения увеличенного штата, производства или склада посредством аренды или покупки соответствующей недвижимости. Причем, если еще несколько лет назад количество сделок по аренде было 90%, а сделок по покупке – всего 10%, то сегодня количество сделок по покупке возросло до 30%. Это говорит о явных смещениях интересов, хотя эксперты и называют данную тенденцию временной, указывая на некие мировые нормы взаимодействия профильных и непрофильных активов.
Однако вопрос, что выгоднее: покупать или арендовать объекты коммерческой недвижимости, по-прежнему актуален. Для ответа на него рассмотрим следующие базовые критерии.
Аренда недвижимости для офисных или производственно-складских целей выгодна для быстро развивающейся компании (независимо от профиля основного бизнеса) в случае, если затраты на аренду меньше или равны условным затратам на эксплуатацию собственных помещений. При этом бюджет профильного развития должен составлять до 70% от операционной прибыли, а уровень собственной доходности должен быть выше, чем уровень доходности объекта коммерческой недвижимости.
Покупка недвижимости выгодна для стабильной компании в случае, когда затраты на аренду больше условных затрат на эксплуатацию собственных помещений, а возможность безболезненного выделения средств на покупку недвижимости составляет до 25% от операционной прибыли компании. Причем уровень доходности компании должен быть ниже, чем уровень доходности объекта коммерческой недвижимости.
Как только принято решение о покупке недвижимости (аренде), необходимо определиться с выбором человека, который в рамках компании будет руководить реализацией процессов покупки (аренды), ремонта (реконструкции) и эксплуатации (технического обслуживания) недвижимости и обеспечением сервиса для сотрудников. Чем раньше произойдет вхождение в проект подобного специалиста, тем меньше будет вероятность возникновения форс-мажорных рисков в результате принятия дилетантских решений. Идеальный случай, когда специалист (назовем его, допустим – управляющий) участвует в разработке концепции развития недвижимых активов компании. Этот факт, по мнению автора, на самом деле, является началом деятельности собственной службы эксплуатации.
2. Организация службы эксплуатации
Стратегическая цель службы эксплуатации – это обеспечение увеличения стоимости недвижимости (реверсивной стоимости) путем управления показателями физического износа и ежедневной реализации режимов и стандарта эксплуатации.
Для организации службы эксплуатации необходимы три утвержденных основополагающих принципала:
Режимы и структура эксплуатации.
Штатное расписание.
Бюджет эксплуатации.
Содержание и формат указанных понятий достаточно конкретизированы в первых главах настоящего издания. Особо важный момент, от которого зависит правильность принятых режимов эксплуатации, штатных расписаний и бюджетов - это объективный анализ исходной информации, сбор которой - процесс сложный и трудоемкий. Началом этапа организации собственной службы можно считать сбор всей возможной исходной информации. Становление службы происходит после утверждения принципалов и при наличии 80% штата службы, а окончание происходит после реализации квартального бюджета эксплуатации.
Выход собственной службы эксплуатации на «проектную мощность» происходит после года эксплуатации объекта недвижимости, так как должен пройти полный цикл, который в эксплуатации недвижимости равен двенадцати месяцам. За точку отсчета обычно принимается дата приказа о назначении руководителя службы. С большой долей уверенности можно утверждать, что стадия стабилизации наступает на исходе второго цикла.
3. Оптимизация производственной деятельности Стадия стабилизации
Эффективность работы собственной службы эксплуатации познается в сравнении с работой конкурентов – эксплуатирующих компаний, которые предлагают услуги по эксплуатации на коммерческой основе.
Сравнение собственной технической службы или привлеченной специализированной подрядной организации лежит в трех направлениях.
1) Первое направление: затраты на эксплуатацию.
Затраты на эксплуатацию и техническое обслуживание со стандартным пакетом услуг, например, для БЦ класса «В» площадью 5 000 кв.м. с привлечением специализированной эксплуатирующей организации составляют $3,5 – 4 за кв.м. в месяц.
В «стандартный пакет» входит выполнение всех функций службы главного инженера, техническое обслуживание инженерных коммуникаций, клининг, снабжение непроизводственными товарами, обеспечение пропускного режима на территорию, технический консалтинг и дополнительный сервис для сотрудников и клиентов.
Затраты на эксплуатацию и техническое обслуживание со «стандартным пакетом» услуг собственной службы составляют порядка $4,5 – 5 за кв.м. в месяц. Разница в 1 у.е. за кв. м в месяц – это, с одной стороны, цена доверия к подрядным структурам, а с другой стороны - желание собственника самостоятельно контролировать все процессы.
2) Второе направление: качество предоставления услуг.
Как правило, качество услуг, предоставляемых специализированными организациями выше, чем у собственной службы. На сегодняшний день из всех направлений эксплуатации здесь, по мнению автора, лидирует клининг.
Тем не менее, качество и спектр эксплуатационных услуг собственной компании при должном административном руководстве могут выгодно отличаться от услуг, предоставляемых сторонними организациями. Например, когда речь заходит о выполнении заявок сотрудников фирмы на аварийно-ремонтные работы в собственных квартирах. Перед проблемой «течет кран» или «не спускает бачок» все равны: и курьер, и генеральный директор. Решая подобные вопросы, собственная служба эксплуатации, предоставляет даже не сервис, а комфорт жизнедеятельности. Но это уже высший пилотаж…
3) Третье направление: профессиональная подготовка кадров.
Экономическая эффективность и качество услуг эксплуатации зависят, прежде всего, от специалистов. Собственник, заключая договор на эксплуатацию, заключает его с генеральным директором эксплуатационной компании на основании грамотно составленного коммерческого предложения. А вот выполняет условия договора конкретный специалист, и на практике собственника могут ожидать проблемы. При этом, выбирая себе руководителя собственной службы эксплуатации, собственник может подстраховаться от подобных неприятностей, однако он не может застраховать себя от непрофессиональных решений руководителя собственной службы эксплуатации (в случае с подрядной организацией эту ответственность можно будет хотя бы разделить). В пользу привлечения подрядной организации по эксплуатации говорит еще и тот факт, что такая компания может себе позволить более дорогого и профессионального главного инженера за счет «обслуживания» им нескольких объектов.
4.Тенденции развития.
Сравнивая экономическую эффективность собственной службы эксплуатации и привлеченной подрядной организации, можно сказать, что рост благосостояния компаний и развитие бизнеса формируют новые стандарты сервиса обслуживания и качества услуг.
В случае с собственными службами эксплуатации следование этим стандартам приводит к увеличению затрат по сравнению со стоимостью работ сторонней эксплуатирующей организации (более дорогие специалисты, более дорогие расходные материалы, более широкий перечень услуг). В случае со сторонними специализированными организациями, предоставляющими услуги по эксплуатации, происходит оптимизация затрат за счет конкуренции, сетевого подхода (веерное обслуживание нескольких объектов) и оптовых цен на расходные материалы. В итоге себестоимость собственных служб эксплуатации растет, а стоимость услуг на эксплуатацию подрядной организации остается постоянной.
Единственный выход для собственных служб – аутсорсинг для тех направлений эксплуатации, затраты по которым сопоставимы со стоимостью услуг сторонних организаций (учитывая, что качество услуг не хуже, а ответственность за выполнение – выше). Эффективность такого подхода подтверждает динамика развития собственных эксплуатационных служб. Если в 2003 году затраты на аутсорсинг для собственных служб эксплуатации составляли не более 10 – 15 % от общих расходов (подрядным организациям передавали обслуживание лифтового хозяйства, обслуживание приборов учета энергообеспечения, мероприятия по дератизации и дезинсекции, обслуживание охранно-пожарной сигнализации, обслуживание систем связи), то в 2004 году этот показатель увеличился как минимум вдвое (за счет аутсорсинга обслуживания систем вентиляции и кондиционирования, обеспечения пропускного режима, некоторых видов профилактических и планово-предупредительных ремонтов).
Основываясь на данных тенденциях, можно предположить, что в 2006 – 2007 годах доля аутсорсинга продолжит расти, и составит до 50 - 60 % от величины эксплуатационных затрат за счет таких направлений как клининг, текущее ЕТО инженерных коммуникаций и основных строительных конструктивов, проведение плановых сезонных осмотров и технических обследований.
Таким образом, направление развития собственной службы эксплуатации как центра финансовых затрат – это движение к цивилизованным западным стандартам, где основой профессионального facility management’а является грамотно спланированный, четко взвешенный и хорошо скоординированный аутсорсинг.
СистемаСотрудников на Restate: 1ул. Оптиков, д. 4, кор. 2, офис 310Санкт-Петербург,
ул. Заставская, д. 31, корпус 2196084Санкт-Петербург,
Подписывайтесь на нашу группу в соцсетях
ВК,
Телеграм,
и наш канал в
Дзен"
: больше интересных новостей каждый день.
По собственной информации. Гиперссылка на Restate.ru обязательна.
Автор: редакция Restate.ru
Архив
Нашли ошибку или неточность? Нажмите CTRL и ENTER и расскажите нам про это
8459 
Рекорды на элитном рынке, 5 млрд возмещения за аренду и лидерство ИЖС в Ленобласти: новости Петербурга на Restate
Компания из Татарстана ведет переговоры о покупке «Outlet Village Пулково» 
Напоследок: перед уходом с рынка России израильский девелопер запустил последний проект в Петербурге 
К ОЭЗ Петербурга присоединили промзоны «Парнас» и «Шушары»
Итоги 2023: падение объема сделок по аренде офисов в Петербурге на 35% 
Расширение ассортимента: «Лента» открывает первые магазины новой сети в Петербурге 
