Централизованное материально-техническое снабжение (ЦМТС) – это закупка всех необходимых для ЕТО, ТР, ППР и КУ расходных материалов, инструментов и оборудования по конкурентным рыночным ценам. ЦМТС обеспечивает: бесперебойное и плановое материально-техническое снабжение по оптовым ценам, рациональное использование материально-технической базы.
Материально-техническое снабжение - один из важнейших элементов процесса эксплуатации недвижимости. По своим целям, задачам и функциям оно аналогично материально-техническому снабжению любого другого производственного или бизнес-процесса. Одной из задач отдела материально-технического снабжения в независимости от отрасли является обеспечение компании требуемыми материалами надлежащего качества с минимальными затратами. При этом отдел материально-технического снабжения поддерживает следующие основные функции:
- обеспечение производственных подразделений предприятия материально-техническими ресурсами;
- выбор поставщиков и заключение контрактов;
- обслуживание заказов на закупки;
- составление графика поставок;
- обработка заказов;
- приемка товаров;
- контроль исполнения;
- организация рационального использования материально-технических ресурсов.
Мы начнем рассмотрение специфики снабжения в рамках эксплуатации объекта недвижимости с определения общей концепции снабжения.
1. Концепция материально-технического снабжения процесса эксплуатации.
Деятельность отдела снабжения можно условно разделить на три направления.
1. Корпоративное
2. Внутреннее.
3. Внешнее.
1. Корпоративное направление включает следующие виды деятельности.
1) Определение постоянных потребностей подразделений компании, которое включает такие работы как:
- анализ номенклатуры;
- статистика количества;
- формирование норм;
- формирование бюджета (формат «Подразделение – номенклатура – количество – стоимость»).
2) Определение форс-мажорных потребностей подразделений компании, которое состоит из таких элементов как:
- анализ номенклатуры;
- статистика количества;
- формирование резервного фонда;
- формирование круга заявителей.
3) Регламентирование отношений и взаимодействия с подразделениями, которое включает следующие позиции:
- информирование о нормах и номенклатуре;
- согласование сроков;
- формирование финансовой отчетности;
- контроль использования МЦ.
2. Внутреннее направление включает следующие виды деятельности.
1) Развитие. В мероприятия по развитию входят такие составляющие как:
- квартальный план развития отдела по трем направлениям;
- отчет о выполнении плана;
- мероприятия по повышению квалификации.
2) Отчетность. Состоит из таких элементов как:
- ежемесячные отчеты о реализации бюджета (формат «Подразделение – номенклатура – количество – стоимость, дебет – кредит – сальдо»);
- ежемесячные отчеты о реализации резервного фонда (формат «Подразделение – номенклатура – количество – стоимость, дебет – кредит – сальдо»).
3) Документооборот. Включает в себя:
- формирование и стандартизация пакета рабочей документации;
- архивирование информации.
3. Внешнее направление включает следующие виды деятельности.
1) Маркетинг, который составляют следующие элементы:
- обзоры рынка номенклатуры МЦ;
- обзоры рынка поставщиков;
- квартальный отчет по обзорам.
2) Выбор поставщиков, который состоит из таких элементов как:
- формирование по номенклатуре МЦ целевых групп поставщиков;
- формирование положения о тендере;
- формирование положения о поставщиках (технологии работы, параметры оценки сотрудничества, подтверждение статуса).
3) Работа с поставщиками, которая включает такие элементы как:
2. Определение потребностей в материальных ресурсах
Не секрет, что снабжение - это направление, которое, как никакое другое, подвержено коррупции. У исполнителей есть большие возможности по части «откатов», есть возможность завышения стоимости и занижения качества. Также возможен сговор с подразделениями для завышения норм и сроков внутреннего списания. В противовес этому существует много способов по борьбе с вышеперечисленной нелегитимной «оптимизацией». Кроме того, часто расходы увеличиваются вследствие незнания работниками снабжения технологий использования расходных материалов. Этого можно избежать за счет взаимодействия с производителями расходных материалов и проведения соответствующих тренингов.
Итак, при определении потребности в материальных ресурсах работают три принципа: принцип «снизу вверх», «сверху вниз», а также принцип «мнение третьих лиц».
Как же все происходит в действительности? В соответствии с должностной инструкцией главный инженер требует от своих отделов предоставить, например, квартальные заявки на снабжение. Руководители отделов перепоручают это ответственное задание своим заместителям, те – исполнителям. А исполнители, в свою очередь, в типовую заявку вносят текущие изменения и отправляют ее наверх. Наверху в зависимости от участия руководителей также вносятся дополнения и изменения, и только потом заявки попадают к главному инженеру. На этом заканчивается стадия «снизу вверх».
Главный инженер уточняет данные заявок у исполнителей, анализирует, сравнивает итоговые цифры с предыдущими отчетными показателями, сверяет с установленными нормами, с планами и бюджетами эксплуатации, вносит коррективы и информирует о них исполнителей. Вместе с планами эксплуатации и бюджетом на текущий период (в нашем случае квартал) главный инженер представляет заявки на утверждение генеральному директору. Генеральный директор также уточняет все данные у исполнителей, проводит анализ и т.д., то есть выполняет те же действия, что и главный инженер, но в масштабе не одного подразделения, а целой компании. Принимаемые директором решения влияют, с одной стороны, на доходность, а с другой стороны основаны на тех потребностях, которые просто необходимы зданию для того, чтобы нормально функционировать. Далее утвержденные заявки на снабжение группируются, и составляется план снабжения на текущий период. Затем он спускается «вниз», где отделы службы эксплуатации вместе с отделом снабжения формируют график поставок. Так завершается вторая стадия – «сверху вниз».
Следующая стадия – «мнения третьих незаинтересованных лиц» носит характер сравнения: «У нас дешевле», «У нас меньше» и т.д. Для более глубокого понимания потребностей в материальных ресурсах и фактическом обеспечении этих потребностей служба эксплуатации хотя бы один раз в год должна заказывать независимый аудит процесса снабжения.
3. Положение о проведении тендера на поставку расходных материалов, инвентаря, инструментария и оборудования для эксплуатации.
ПОЛОЖЕНИЕ об организации закупки непроизводственных товаров (работ и услуг)путем организации и проведения тендера (конкурса)
1.Общие положения
Настоящее Положение регулирует отношения, возникающие в связи с закупками и поставками товаров (работ и услуг) путем организации и проведения тендера (конкурса), для обеспечения нужд Компании.
Тендер поставщиков непроизводственных товаров осуществляется с целью обеспечения более эффективного расходования средств предприятия, создания конкурентной среды для поставщиков продукции, повышения качества поставляемой продукции.
Основными принципами организации и проведения тендера (конкурса) являются создание равных стартовых условий для всех потенциальных поставщиков, гласность, единство требований и объективность оценки предложений участников конкурса.
Оценку заявок на участие в конкурсе, решение по процедуре его проведения и выбору исполнителей осуществляет Тендерный комитет, ежегодно утверждаемый приказом.
Проведение тендера не является способом заключения договора на торгах. Результаты тендера имеют значение только для должностных лиц, а решение тендерного комитета носит рекомендательный характер и принимается во внимание лицами, уполномоченными заключать договоры от имени компании.
2.Основные понятия и определения
Предмет конкурсного отбора – продукция (расходные непроизводственные материалы, средства механизации, оборудование и др.), работы и услуги.
Участник тендера – субъект хозяйственной деятельности любой организационно - правовой формы.
Заказчик – Компания.
Заказ - потребность Заказчика в продукции, работах и услугах в определенный период времени.
Тендерная документация – комплект документов, содержащих исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках предмета конкурса, а также об условиях и процедуре конкурса.
Тендерный комитет – орган, созданный для организации и проведения тендера.
Тендер – конкурсная форма проведения преддоговорного отбора, представляющая собой соревнование представленных претендентами конкурсных предложений с точки зрения их соответствия критериям, содержащимся в тендерной документации.
Претендент – лицо, решившее принять участие в конкурсе.
Конкурсное предложение – предложение заключить договор на условиях, определяемых в тендерной документации.
Альтернативное предложение – предложение, предоставляемое одновременно с основным, содержащее отличающиеся от основного предложения условия.
3.Виды тендера и условия их применения
Проведение тендера по выбору поставщиков продукции (работ, услуг) осуществляется одним из нижеуказанных способов:
- открытый тендер или закрытый тендер;
- одноэтапный тендер или двухэтапный тендер.
При проведении открытого тендера по выбору поставщиков продукции (работ, услуг) в нем могут принять участие все заинтересованные поставщики продукции (работ, услуг), независимо от формы собственности.
Закрытый тендер объявляется в тех случаях, когда заказ на выполнение работ, ввиду его сложности или специального характера, а также срочности исполнения, может быть выполнен только ограниченным кругом исполнителей (или одним исполнителем), к которым предъявляются повышенные требования в отношении специализации, опыта и репутации, а также технического и квалифицированного потенциала. При этом перечень таких поставщиков продукции (работ, услуг) и самой продукции (работ, услуг) согласовывается с исполнительным директором.
Двухэтапный тендер проводится в тех случаях, когда:
1) Компания не имеет возможности составить подробные технические спецификации продукции (работ, услуг), определить их характеристики в целях наиболее полного удовлетворения потребности;
2) Предполагаемая суммарная стоимость закупаемой продукции (работ, услуг) превышает __________ $ в квартал.
4. Регламент работы тендерного комитета
Основной задачей тендерного комитета является организация и проведение тендера.
Состав членов тендерного комитета утверждается ежегодно приказом.
Решение по выбору победителя тендера принимается путем голосования членов тендерного комитета. В случае невозможности лично участвовать в заседании тендерного комитета, член комитета обязан передать свои полномочия по принятию решения по выбору победителя тендера своему заместителю.
Заявки на рассмотрение заказов тендерным комитетом готовятся с учетом пороговых критериев и лимитов, установленных бюджетом на соответствующий период.
5.Порядок проведения тендера (конкурса)
Исходную информацию для проведения тендера готовит подразделение-инициатор заказа. Количество выбранных претендентов должно быть не менее 2. В случае объявления открытого конкурса, отбор претендентов подразделением-инициатором не производится.
При предварительном отборе действуют следующие общие критерии выбора участников тендера:
1) Участником конкурса может быть поставщик продукции (товаров), исполнитель работ, услуг, осуществляющий деятельность по производству продукции (товаров), работ, услуг, обладающий квалифицированным персоналом и имеющий финансовые средства, производственные мощности, оборудование или иные ресурсы, необходимые для производства такой продукции (товаров), работ, услуг. Также участник конкурса обязан иметь разрешительные документы, необходимые для выполнения соответствующего заказа предприятия, и (или) документы, подтверждающие соответствие производимой продукции (работ, услуг), производственного процесса или уровня квалификации персонала обязательным или рекомендательным требованиям. Кроме того, участник должен иметь необходимую известность и положительно зарекомендовать себя в отрасли или сфере предоставления услуг.
2) В случае наличия в открытых источниках данных о том, что претендент находится в состоянии реорганизации (разделения, слияния, присоединения), или ликвидации, на его имущество наложен арест (на стадии исполнительного производства), или он находится на стадии конкурсного производства, данный претендент может быть не допущен к участию в конкурсе.
5.4. Публикуется или рассылается по почте, факсу или посредством другого вида связи приглашение к участию в тендере. Приглашение к участию в тендере может быть размещено на web-сайте, в этом случае тендер является открытым, а перечень претендентов, отобранных в качестве участников тендера, считается неограниченным.
5.5. Приглашение к участию в тендере должно содержать следующую информацию:
1) наименование и адрес заказчика;
2) спецификацию, количество, предполагаемый базис и место поставки продукции, дефектную ведомость и объемы выполняемых работ, техническое задание на выполнение услуг;
3) желательные или требуемые сроки исполнения заказа;
4) критерии и порядок оценки квалификации претендентов;
5) способ, порядок и место получения конкурсной документации;
6) порядок, место и сроки представления заявок на участие в торгах;
7) уведомление о том, что настоящее приглашение не является офертой, а проводимый тендер не является способом заключения договора на торгах, публичным обещанием награды, публичным конкурсом.
5.6. Заказчик предоставляет конкурсную документацию поставщикам продукции (работ, услуг) в соответствии с правилами и требованиями, установленными в приглашении к участию в тендере.
5.7. Качество подготовки и рассылки конкурсной документации контролируется инициатором тендера в оперативном порядке.
5.8. Тендерная документация включает в себя следующие основные разделы:
1) инструкции по подготовке конкурсных предложений на участие в тендере;
2) критерии и порядок оценки квалификации претендентов;
3) требования, предъявляемые к документации и иной информации, представляемой поставщиком в подтверждение своей квалификации;
4) характер и необходимые технические и качественные характеристики закупаемой продукции, а также технические спецификации, планы, чертежи и эскизы, количество товаров, объем работ и услуг, любые сопутствующие услуги, условия поставки продукции, место выполнения работ и услуг, возможные сроки поставки продукции, сметные расчеты, калькуляции, предложения по цене, обеспечение выполнения условий контракта;
5) критерии, учитываемые компанией при определении выигравшего конкурсного предложения, включая предоставление преимуществ или иные факторы (помимо цены);
6) способ расчета или выражения цены контракта, в том числе указание на то, включает ли цена помимо стоимости самой продукции, расходы на транспортировку, страховку, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей;
7) порядок, место и срок представления конкурсных предложений на участие в торгах;
8) способы, используемые претендентами для запроса разъяснений конкурсной документации;
9) срок действия конкурсных предложений на участие в торгах;
10) место и дату проведения тендера;
11) порядок рассмотрения конкурсных предложений на участие в тендере (конкурсе);
12) имя, должность, номера технических средств связи одного или нескольких должностных лиц подразделения – инициатора конкурса, уполномоченных поддерживать связь непосредственно с претендентами и получать от них без посредников сведения, относящиеся к тендеру;
13) любые обязательства, которые должен принять на себя поставщик, помимо предусматриваемых контрактом.
5.9. Приглашения к участию в тендере ни при каких обстоятельствах не могут расцениваться как публичная оферта. Соответственно, заказчик не несет ответственности за отказ заключить договор с лицами, обратившимися с предложением заключить соответствующую сделку.
6. Представление конкурсных предложений на участие в тендере (конкурсе)
6.1. Заказчиком устанавливается место представления конкурсных предложений, оформленных по установленной форме на участие в тендере, а также дата приема и окончания приема указанных конкурсных предложений, о чем сообщается претендентам. Одновременно с конкурсным предложением претендент предоставляет заполненную информационную анкету претендента.
6.2. Тендерный комитет вправе продлить срок представления конкурсных предложений и анкет претендента на участие в тендере. При этом претенденты, получившие конкурсную документацию, в обязательном порядке должны быть незамедлительно об этом уведомлены.
6.3. Конкурсное предложение на участие в тендере и анкета участника оформляются в письменном виде, и представляются по почте (или по факсу) в установленные сроки. Конкурсное предложение и анкета участника могут быть представлены в электронном виде (по электронной почте). Конкурсное предложение и анкета участника, полученные по истечении срока приема заявок, к участию в тендере не принимаются.
6.4. Конкурсные предложения на участие в тендере признаются действительными в течение срока, установленного конкурсной документацией. До истечения срока действия конкурсных предложений на участие в тендере предприятие вправе предложить претендентам продлить этот срок. Претендент вправе отклонить такое предложение.
6.5. Претенденты, которые согласны на продление срока действия конкурсных предложений на участие в тендере, подтверждают свое согласие.
6.6. Если конкурсной документацией не предусматривается иное, претендент вправе изменить или отозвать свое конкурсное предложение на участие в тендере до истечения срока представления конкурсных предложений.
6.7. Тендерный комитет отклоняет конкурсное предложение на участие в тендере, если:- претендент, представивший конкурсное предложение, не отвечает квалификационным требованиям;
- претендент не предоставил анкету претендента;
- претендент, представивший конкурсное предложение, не соглашается с исправлением выявленной ошибки;
- конкурсное предложение не отвечает формальным требованиям, предусмотренным конкурсной документацией.
6.8. Не допускаются к участию в тендере претенденты, сообщившие о себе ложные сведения.
7. Условия и порядок проведения конкурсного отбора
7.1. Основные критерии оценки предмета конкурсного отбора:
1) технические и эксплуатационные качества;
2) объем продукции (работ, услуг);
3) сроки выполнения поставок (работ, услуг), продолжительность выполнения заказа, график производства работ;
4) условия соответствия стандартам и требованиям безопасности;
5) цена (стоимость работ);
6) условия оплаты;
7) организация сервисного (гарантийного) обслуживания;
8) методы производства работ;
9) механизация работ;
10) квалификация рабочих и руководителей;
11) необходимые лицензии на выполняемые работы;
12) опыт работы и сданные объекты;
13) отзывы заказчиков.
7.2. Победителем тендера признается лицо, конкурсное предложение которого наиболее полно отвечает всем требованиям, содержащимся в конкурсной документации.
7.3. Тендерный комитет вправе не признавать победителя конкурса в случае, если лучшее конкурсное предложение по совокупности критериев оценки предмета конкурсного отбора хуже условий, по которым фактически происходит закупка товаров, работ или услуг.
7.4. Решения тендерного комитета принимаются на заседаниях в присутствии не менее 2/3 его состава открытым голосованием и простым большинством голосов. Каждый его член имеет один голос. В случае равенства голосов принимается решение, за которое проголосовал председатель тендерного комитета.
7.5. Решение тендерного комитета оформляется протоколом, в котором содержится наименование победителя тендера, состав тендерного комитета, результаты голосования, сводная таблица конкурсных предложений, предмет договора, который подписывается членами тендерного комитета.
7.6. Результаты тендера доводятся до сведения победителя и претендентов подразделением-инициатором заказа путем уведомления в течение 3 дней.
7.7. Тендер считается несостоявшимся, если до момента окончания срока приема конкурсных предложений не поступило ни одного конкурсного предложения. Тендер, в котором участвовал только один хозяйственный субъект, признается несостоявшимся.
7.8. В случае, если тендер не состоялся, тендерный комитет принимает одно из следующих решений:
- перенос сроков выполнения заказа на следующий тендер;
- выполнение заказа из единственного источника;
7.9. Претензии и споры претендентов по ведению тендера решаются путем переговоров в течение 10 дней с момента объявления победителя тендера.
8. Утверждение результатов8.
1. Победитель тендера и представители компании обязаны начать переговоры по итогам торгов и в течение 10 дней с момента решения тендерного комитета заключить договор (контракт) на условиях, содержащихся в тендерной документации и конкурсном предложении победителя. При подписании договора по взаимному согласию в него могут быть включены и иные условия, не изменяющие условий, содержащихся в тендерной документации и конкурсном предложении победителя, либо изменяющие их в сторону, более предпочтительную для заказчика.
9. Процедуры иных способов размещения заказов на поставки продукции (работ, услуг)
9.1. Двухэтапный тендер.
9.2. Конкурсной документацией предусматривается, что на первом этапе двухэтапного тендера претенденты представляют первоначальные конкурсные предложения на участие в тендере, содержащие предложения предварительной (ориентировочной) цены. Конкурсная документация может предусматривать включение конкурсных предложений, касающихся технических, качественных или иных характеристик продукции (работ, услуг), а также предлагаемых условий и в соответствующих случаях профессиональной и технической компетентности и квалификации поставщиков. Первый этап двухэтапного тендера (конкурса) проводится по процедуре, изложенной выше.
9.3. На первом этапе двухэтапного тендера компания вправе проводить переговоры с любым поставщиком, конкурсное предложение на участие в тендере которого не было отклонено в соответствии с настоящим Положением, по любым вопросам, за исключением требований к квалификации.
9.4. На втором этапе двухэтапного тендера компания предлагает поставщикам, принявшим участие в первом этапе, представить окончательные конкурсные предложения на участие в тендере с указанием цены на один и тот же вид продукции. При составлении спецификаций данной продукции предприятие вправе исключить или изменить любое первоначально установленное конкурсной документацией положение, включая функциональные, технические или качественные характеристики закупаемой продукции, а также любые первоначально установленные этой документацией критерии оценки и сопоставления конкурсных предложений и определения выигравшего конкурсного предложения. Предприятие вправе дополнить конкурсную документацию новыми характеристиками или критериями, соответствующими требованиям настоящего Положения. Второй этап двухэтапного тендера (конкурса) проводится в течение _____ дней после завершения первого этапа, при этом в тендерной документации срок начала подачи конкурсных предложений не указывается, срок окончания подачи конкурсных предложений определяет Тендерный комитет в день подведения итогов первого этапа.9.5. Любые исключения (изменения или дополнения) в конкурсной документации доводятся до сведения поставщиков, и им предлагается предоставить окончательные конкурсные предложения на участие в тендере. Поставщик, не имеющий намерения представлять окончательное конкурсное предложение на участие в тендере (конкурсе) вправе выйти из участия в тендере.9.6. Окончательные конкурсные предложения на участие в тендере оцениваются и сопоставляются для определения выигравшего конкурсного предложения в соответствии с порядком, определенным настоящим Положением.
10. Ответственность за качество проведения тендера (конкурса)
10.1. Тендерный комитет несет ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением правил и процедур подготовки и проведения конкурса и за объективность результатов конкурса.
10.2. Члены тендерного комитета, имеющие доступ к информации, не имеют права осуществлять координацию деятельности поставщиков (исполнителей), которая приведет или может привести к ограничению конкуренции или ущемлению интересов каких-либо поставщиков (исполнителей). Одному или нескольким поставщикам (исполнителям) не могут быть созданы преимущественные условия, в том числе путем предоставления доступа к конфиденциальной информации и материальной базе.
10.3. Ограничение доступа или недопущение любых поставщиков (исполнителей) к участию в тендере (конкурсе), а также приостановление их участия может быть осуществлено только в случаях, предусмотренных настоящим Положением.
10.4. Должностные лица компании обязаны хранить коммерческую тайну поставщиков и предоставлять достоверную информацию при подготовке тендера (конкурса), а также о результатах тендера.
10.5. Нарушение работниками предприятия п.10.2 – 10.5 рассматривается как нарушение должностных обязанностей.
10.6. В случае недобросовестных действий сотрудников предприятия и нарушения интересов претендента, претендент вправе обратиться в тендерный комитет с претензией, предоставив на рассмотрение факты злоупотребления и нарушения условий конкуренции.
СистемаСотрудников на Restate: 1ул. Оптиков, д. 4, кор. 2, офис 310Санкт-Петербург,
ул. Заставская, д. 31, корпус 2196084Санкт-Петербург,
Подписывайтесь на нашу группу в соцсетях
ВК,
Телеграм,
и наш канал в
Дзен"
: больше интересных новостей каждый день.
По собственной информации. Гиперссылка на Restate.ru обязательна.
Автор: редакция Restate.ru
Архив
Нашли ошибку или неточность? Нажмите CTRL и ENTER и расскажите нам про это
3955 
Азиатские бренды усиливают присутствие в российском ритейле: их доля выросла вдвое
В Петербурге продвигают закон, который ударит по землевладельцам и бизнесу
Москворецкий рынок отстоял свои площади в суде с московским правительством
Иностранцы не спешат в Москву: эксперты не заметили интереса к столичным площадям
Больше триллиона рублей: эксперт предсказывает рекордные инвестиции в торговую недвижимость РФ
Предполагаемый рекорд: Т-банк арендует 24 600 «квадратов» коворкинга у Capital Group
