"Эксплуатация недвижимости", глава 1: "Определение эксплуатации недвижимости"
Поддерживать коммерческий объект полностью в рабочем состоянии и создавать комфортные условия арендаторам - о тонкостях этой работы рассказывает книга Евгения Якушина под названием "Эксплуатация недвижимости". Сегодня на Restate.ru публикуется первая глава этого исследования "Определение эксплуатации недвижимости"
Знакомая картина? Это наиболее распространенный визуальный портрет услуг эксплуатации недвижимости. Предлагаю проанализировать данный образ с позиции специалиста по эксплуатации. Если электрик появился рядом с распределительным устройством, значит возникла:1) Плановая необходимость обслуживания. Периодичность планового обслуживания и перечень проводимых работ определяется на основании Правил Устройства Электроустановок (ПУЭ) применительно к конкретной электроустановке. Периодичность обслуживания и объем работ фиксируется в сетевом графике обслуживания. 2) Аварийная ситуация или необходимость отключения.Процесс аварийного обслуживания структурно разработан как для всего объекта в целом, так и для типовых аварийных ситуаций. Оперативность и профессионализм действий в аварийных ситуациях обеспечивается тренингами и учениями. 3) Проведение работ по модернизации или реконструкции электроустановки и подключение новых инженерных систем. Время и объем проводимых «изменений» учитывается в перспективном плане развития объекта недвижимости. 4) Снятие показаний счетчика. Контроль потребления электроэнергии, анализ стоимости. Оценка обоснованности счетов, выставленных энергоснабжающей организацией.
Исходя из вышеперечисленного, можно выделить следующие функции эксплуатации:
1. Плановое обслуживание инженерной инфраструктуры, строительных конструкций и элементов. 2. Аварийное обслуживание инженерной инфраструктуры, строительных конструкций и элементов. 3. Модернизация существующих инженерных систем.4. Интегрирование новых инженерных систем.
5. Учет потребления и расходования энергоресурсов.
6. Технический консалтинг.
1. Понятие эксплуатации недвижимости: семь определяющих факторов
Собственники при использовании коммерческой недвижимости с целью получения дохода несут затраты по ее эксплуатации и техническому обслуживанию либо самостоятельно, либо опосредовано, через подрядчиков: управляющие и эксплуатирующие организации. К сожалению, на сегодняшний день не существует даже рамочных стандартов эксплуатации. Именно поэтому участники рынка недвижимости не всегда знают, что понимать под «эксплуатацией недвижимости». На практике специалистам управляющих компаний приходилось сталкиваться с ситуациями, когда после долгой беседы с клиентом и обмена мнениями о стоимости эксплуатации, приходилось возвращаться в начало беседы и договариваться о том, что же понимать под эксплуатацией, и какую терминологию в связи с этим использовать. По теме эксплуатации недвижимости написано много, но, к сожалению, это разрозненная информация, которая содержится в разных источниках. Автор настоящего издания взял на себя смелость структурировать имеющуюся информацию и результаты собственного опыта, выделив основополагающие моменты.
В зависимости от целей, которые преследуют участники рынка коммерческой недвижимости (собственник, девелопер, инвестор, управляющая компания, бизнес-консультант, арендатор), и от жизненного цикла объекта недвижимости, под эксплуатацией понимается совершенно разный состав работ. Поэтому для определения составляющих понятия «эксплуатация недвижимости» необходимо было провести маркетинговое исследование. В ходе исследования, организованного автором, были опрошены различные категории потребителей эксплутационных услуг. Всего в исследовании приняли участие 100 респондентов из разных клиентских групп.
Рис. 1 Распределение респондентов
Респондентам был задан вопрос: что вы вкладываете в понятие «эксплуатация недвижимости»?
На основании анализа полученных ответов были сформированы и сформулированы семь составляющих понятия «эксплуатация недвижимости»:
1. Мониторинг технического состояния объекта недвижимости: контроль жизнедеятельности инженерной инфраструктуры и конструкций посредством проведения ежедневных, плановых, сезонных и внеплановых технических осмотров профильными специалистами.
2. Техническое обслуживание:
1) Ежедневное техническое обслуживание: комплекс работ по ежедневному поддержанию исправного состояния элементов здания и заданных параметров режимов работы его инженерных систем.
2) Планово-предупредительные и регламентные работы: комплекс работ по поддержанию исправного состояния элементов здания и заданных параметров режимов работы инженерных систем, имеющих сезонную или нормативную периодичность. 3) Текущий ремонт с целью восстановления исправности (уменьшения физического износа) систем инженерной инфраструктуры и поддержания заданных эксплуатационных показателей с периодичностью в один – два или пять и более лет.
3. Нормативные мероприятия: выполнение требований законодательных и отраслевых нормативных актов по эксплуатации, ведение технической документации.
4. Клининг: обеспечение заданного стандарта чистоты, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
5. Технический консалтинг: консультирование по вопросам модернизации старых и интеграции новых инженерных систем, представление интересов собственника перед поставщиками коммунальных услуг, взаимодействие с профильными контрагентами.
6. Обеспечение ресурсами: снабжение процесса эксплуатации расходными материалами и оборудованием.
7. Планирование и бюджетирование: разработка плана мероприятий и бюджета эксплуатации.
Вне зависимости от того, кто вы на рынке коммерческой недвижимости: собственник, арендатор, управляющая или эксплуатирующая организация, - вам необходимо обеспечить сочетание семи составляющих. Если этого не происходит, например, процесс эксплуатации не обеспечен необходимыми ресурсами или не планируется должным образом, - эксплуатация получается ущербной. Для того, чтобы выяснить причины недоработок, стоит определиться с целями эксплуатации, с ее стратегией и тактикой.
2. Цели и задачи эксплуатации
Стратегической целью эксплуатации является обеспечение увеличения стоимости недвижимости (реверсивной стоимости) путем управления показателями физического износа посредством ежедневной реализации (тактические задачи) режимов и стандарта эксплуатации, которые, в свою очередь, обеспечивают текущую жизнедеятельность объекта недвижимости.
Можно выделить следующие цели и задачи эксплуатации недвижимости.
1. Обеспечение безопасности, комфорта и сервиса на объекте.
2. Увеличение рыночной стоимости объекта недвижимости.
3. Обеспечение исправного состояния элементов и систем, соблюдение заданных параметров и режимов работы
4. Ежедневная реализация режимов и стандарта эксплуатации.
5. Эффективное использование финансовых, материальных и трудовых ресурсов эксплуатации.
В свою очередь, инструментом для реализации целей и задач эксплуатации недвижимости как раз и является указанный комплекс из семи составляющих эксплуатации.
Для того, чтобы в дальнейшем разговаривать с читателем на одном языке, стоит сказать несколько слов об определениях и терминологии. В настоящем издании эксплуатация недвижимости – это замкнутый производственный цикл, обеспечивающий доходность или способствующий доходности недвижимости. Техническое обслуживание – неотъемлемая часть производственного цикла эксплуатации недвижимости, и в предложенной автором структуре эксплуатации (подробном описании семи составляющих эксплуатации) это наглядно продемонстрировано.
3. Структура эксплуатации
Эксплуатация объектов недвижимости представляет собой комплекс взаимосвязанных технических, организационных и нормативных мероприятий, направленных на обеспечение функционирования объектов в течение всего периода использования по назначению, и включает в себя материальные, трудовые и финансовые ресурсы.
1. Мониторинг технического состояния объекта.
Осуществляется путем проведения систематических плановых и регламентных ежедневных, ежемесячных, полугодовых и внеплановых осмотров и обследований сотрудниками инженерно-эксплуатационной службы визуально и с использованием средств технической диагностики.
Контролю технического состояния подлежат следующие элементы, конструкции и системы:
- прилегающая территория (благоустройство, ландшафт, дорожное покрытие, газоны, озеленение, парковка, разметка, ограждения, рекламоносители);- фасад (отделка и конструктивные элементы);- конструкции и покрытия кровли;- элементы внутренней отделки (пол, потолок, стены);- системы отопления, холодного и горячего водоснабжения, канализации (элеваторный узел, водомерный узел, сантехническое оборудование, канализационные стояки, колодцы);- электротехнические системы (проводка, электрораспределительные щиты, ГРЩ, освещение, электрооборудование);- системы вентиляции и кондиционирования;- противопожарные, охранные системы диспетчеризации;- системы внутренних коммуникационных сетей. 2. Техническое обслуживание.
Система технического обслуживания включает три важнейшие составляющие.
1) Ежедневное Техническое Обслуживание (ЕТО).Комплекс работ по ежедневному поддержанию исправного состояния элементов здания и заданных параметров режимов работы его инженерных систем.
2) Планово-предупредительный ремонт (ППР) и регламентные работы.
Комплекс профилактических работ по поддержанию исправного состояния элементов здания и заданных параметров режимов работы инженерных систем, носящих сезонную периодичность.
3) Текущий ремонт (ТР).Ремонт с целью восстановления исправности (работоспособности) конструкций и систем инженерного оборудования, а также поддержания эксплуатационных показателей.Эксплуатационные показатели здания - совокупность технических, объемно-планировочных, санитарно-гигиенических, экономических и эстетических характеристик, обусловливающих его эксплуатационные качества. 3. Нормативные мероприятия.
К нормативным мероприятиям относятся:
1) ведение технической документации и технического паспорта объекта;2) выполнение законодательных нормативных актов, предписаний и инструкций по эксплуатации, принятых на территории РФ. Вот перечень некоторых из них:
- правила по устройству и эксплуатации электроустановок;
- правила технической эксплуатации электроустановок;
- правила техники безопасности при эксплуатации электроустановок;
- правила эксплуатации теплопотребляющих установок и тепловых сетей;
- правила техники безопасности при эксплуатации теплопотребляющих установок и тепловых сетей потребителей;
- правила пожарной безопасности (ППБ);
- правила по охране труда (ОТ);
- правила и нормы технической эксплуатации жилого фонда;
- положение об организации и проведении реконструкции, ремонта и технического обслуживания зданий коммунального и социально-культурного назначения.
Выполнение нормативных документов является неукоснительным требованием законодательных органов. При этом проведение всех работ системы технического обслуживания (ЕТО, ППР, ТР) невозможно без соблюдения требований указанных правил.
2) Разработка инструкций по ЕТО, ППР, ТР, ОТ, ППБ.Создание инструкций необходимо для обеспечения законности хозяйственной деятельности объекта. Для ТО, ТР, ППР предусмотрено создание должностных инструкций, регулирующих выполнение каждым сотрудником его должностных обязанностей применительно к конкретному объекту, конкретной профессии или виду работ. Это, в свою очередь, обеспечивает внутреннюю логику производственного процесса.Инструкции по ОТ необходимы для обеспечения здоровых и безопасных условий труда, что повышает трудоспособность работающих, снижает риск возникновения профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве.Инструкции по ППБ - это одно из средств обеспечения требований пожарной безопасности. Эти документы объясняют, как пользоваться первичными средствами пожаротушения и что делать в случае возникновения пожара.
3) Соблюдение поверочных интервалов.Соблюдение поверочных интервалов обеспечивается у оборудования:- счетчиков воды;- электрических счетчиков;- счетчиков газа и тепловой энергии;- электроинструмента;- технических средств обеспечения охраны и пожарной безопасности;-основных и вспомогательных защитных средств. 4. Санитарно – гигиенические мероприятия.К санитарно-гигиеническим мероприятиям относятся:1) проведение (в случае необходимости) мероприятий по дезинсекции и дератизации по договору с санитарной службой и вывозу ТБО;
4) клининг (комплексная уборка – КУ).
Состоит из ежедневной утренней, вечерней или ночной уборки (выбранной исходя из удобства и технологии применения), поддержания чистоты в течение рабочего дня, генеральной уборки, уборки прилегающей территории, сезонных работ (мойка фасада) и работ по защите поверхностей отделочных материалов (нанесение защитного слоя).
5. Технический консалтинг.
Технический консалтинг включает в себя следующие элементы.
1) Взаимодействие с государственными органами контроля и надзора. Предусматривает переоформление договоров, переоформление/получение актов допуска, консультирование по проектам и согласованиям, достижение договоренностей на компромиссной основе по поводу предписаний и актов, проведение переговоров и встреч с целью уменьшения затрат на исполнение предписаний госорганов.
2) Представление интересов собственника перед поставщиками коммунальных услуг. Предусматривает взаимодействие с представителями энергоснабжающих организаций: ведение учета потребления коммунальных услуг, контроль сроков выставления счетов, их содержания, правильности и соответствия их договорным обязательствам, сверка соответствия выставляемых счетов фактическому потреблению коммунальных услуг.3) Координация и обеспечение гарантийных обязательств.Включает в себя координацию и обеспечение выполнения гарантийных обязательств на строительно-монтажные и ремонтные работы, на строительные материалы и инженерное оборудование. Также в состав этого элемента технического консалтинга входит проект- менеджмент. Он включает такие действия как заключение договоров субподряда со специализированными обслуживающими организациями, подготовка тендерной документации и проведение тендеров на выполнение проектных и строительно-монтажных работ, а также на поставку оборудования и строительных материалов. Кроме того, в понятие «проект-менеджмент» входит взаимодействие с подрядными организациями, координация их действий и ведение технической инспекции от имени заказчика.
4) Консультации по вопросам модернизации старых и интегрированию новых инженерных систем.
6. Обеспечение ресурсами.
Централизованное материально-техническое снабжение (ЦМТС) заключается в закупке всех необходимых для ТО, ТР, ППР и КУ расходных материалов, инструментов и оборудования по конкурентным рыночным ценам.
ЦМТС обеспечивает бесперебойное и плановое материально-техническое снабжение по оптовым ценам, а также рациональное использование материально-технической базы и организации складских запасов (резервов) ЗИП.
7. Планирование и бюджетирование.
План мероприятий по эксплуатации и техническому обслуживанию и бюджет финансирования формируются на год с разбивкой по полугодиям и месяцам. Организация системы планирования и бюджетирования дает возможность сделать прозрачной всю деятельность исполнителя, вести постоянное наблюдение за финансированием работ и ходом их выполнения.
Инженерно-эксплуатационная служба при формировании плана мероприятий и бюджета на основе данных технических осмотров предоставляет собственнику информацию о необходимых на планируемый период работах и их ориентировочной стоимости. При выполнении плановых работ вся имеющаяся информация исполнителя фиксируется в специальном документе - паспорте здания. Указанный подход дает возможность корректировки плана выполнения работ и решения оперативных задач, возникающих в ходе рабочего процесса.
4. Критерии качества эксплуатации
Критерии качества технической эксплуатации объекта складываются из критериев качества каждой из семи составляющих понятия «эксплуатация недвижимости». В свою очередь, чтобы определить критерии качества каждой из этих составляющих, нужно выяснить, все ли они присутствуют в процессе эксплуатации объекта. Например, невозможно определить качество проведения мониторинга технического состояния здания, если этот мониторинг вообще не ведется. Затем следует выяснить, насколько точно соблюдаются все требования к каждой составляющей процесса эксплуатации.
1.Критерии качественного мониторинга технического состояния объекта.
1) Наличие фактора мониторинга (контроля) технического состояния инженерных систем на объекте (ведется ли вообще).
2) Наличие соответствующих внутренних приказов и инструкций, разработанных для проведения осмотров.
3) Соблюдение периодичности технических осмотров.
4) Отчетность по мониторингу.
5) Соотнесение информации в отчетах с планами мероприятий по эксплуатации на последующие периоды.
2. Критерии качества технического обслуживания.
Для определения критериев качества технического обслуживания необходимо сформулировать его задачи:
1) Текущее обслуживание – организация ежедневного функционирования инженерной инфраструктуры в целом и обеспечение сохранности строительных конструктивов и отделочных материалов здания.
2) Планово-предупредительные работы – обеспечение установленного в паспорте срока службы инженерных систем, строительных конструктивов и отделочных материалов.
3) Текущий ремонт – продление паспортного срока службы инженерных систем, строительных конструктивов и отделочных материалов.
На основании сформулированных задач выделяем следующие критерии качества:
1) величина фактического физического износа (насколько он выше, равен или ниже планового, указанного в проектных эксплуатационно-технических характеристиках);
2) оценка количества и видов отказов оборудования (которые должны оперативно устраняться);
3) количество аварий (наличие большого числа аварий свидетельствует о ненадлежащем качестве технического обслуживания объекта недвижимости).
3. Критерии качества выполнения нормативных мероприятий.
1) Наличие данных мероприятий в стандартах, принятых в эксплуатирующей организации.
2) Соответствие деятельности эксплуатирующей компании законодательным нормативным актам, регламентам и т.д., а также их адаптация к конкретному объекту.
3) Отсутствие предписаний от государственных контролирующих органов или надлежащее своевременное исполнение выписанных ранее предписаний.
4. Критерии качества клининга.
1) Профессионализм непосредственных исполнителей.
2) Максимальное соблюдение технологий уборки, заявленных не только собственником или эксплуатирующей организацией, но и производителем отделочных материалов.
Остановимся чуть подробнее на последнем пункте. Например, при покупке ковролина или линолеума служба эксплуатации запрашивает у производителя условия обслуживания данного материала (рекомендации по уходу за этим материалом, наименования подходящих средств очистки, периодичность уборки и нанесения защитных покрытий и т.д.). Таким образом, можно предупредить некорректную эксплуатацию и узнать секрет долгой службы ковролина или линолеума. При покупке сложной уборочной техники следует пригласить представителей компании-производителя для проведения обучающих тренингов с персоналом компании. Такие тренинги помогут персоналу максимально использовать все возможности оборудования, и при этом сохранить его в течение всего срока службы. Также они избавят компанию от ненужных расходов на ремонт (поломки часто происходят по вине персонала, который просто не умеет обращаться с уборочной техникой).
5. Критерии качества технического консалтинга.
Поскольку при техническом консалтинге происходит взаимодействие с государственными органами контроля и надзора, то критерии качества здесь - это отсутствие штрафов и минимальное количество предписаний (уже исполненных надлежащим образом и в срок).
Критерии качества при представлении интересов собственника перед поставщиками коммунальных услуг - это своевременное выставление и оплата счетов по коммунальным платежам, отсутствие задолженностей и внеплановых отключений. Также критерием качества является наличие системы учета и отчетности по потребляемым энергоресурсам (система учета предоставляет собственнику возможность оперативного анализа).
Один из важнейших критериев качества технического консалтинга - максимальное выполнение гарантийных обязательств. Так, достаточно часто можно наблюдать следующую ситуацию: дистрибьютор приобретает инженерное оборудование на оптовом складе, дилер, в свою очередь, покупает это оборудование у дистрибьютора, а последний продает его субподрядчику. Но субподрядчик – это не конечное звено цепочки, ведь он только передает оборудование генподрядчику, тот – заказчику, а последний - уже собственнику. Формируется длинная цепочка «дистрибьютер-собственник», в которой ответственность ее участников не всегда понятна и прописана в соответствующих документах. В какой-то момент оборудование выходит из строя, и заменить его необходимо в течение суток. Сразу найти ответственных за случившееся и, тем более, призвать их к ответу сложно. В результате эксплуатирующая организация сама приобретает оборудование взамен вышедшего из строя, а собственник его оплачивает. В итоге получается, что собственник оплатил это оборудование дважды. Только потом происходит разбирательство, которое далеко не всегда основывается на правах и обязанностях участников цепочки, прописанных в договорах и указанных в Гражданском кодексе РФ. В большинстве случаев собственник просто пытается выяснить, кто виноват (и в какой степени) и что делать в данной ситуации.
Лучше всего, когда эксплуатирующая организация знакомится с договорной базой заказчика строительства (поставщиками оборудования и материалов) на этапе сопровождения строительства объекта. Работа с этой базой очень важна для обеспечения будущих гарантийных обязательств. Специалисты службы эксплуатации должны уметь заранее предусмотреть возможные неприятности и рекомендовать заказчику детализацию статей гарантийных обязательств поставщиков.
6. Критерии качественного обеспечения ресурсами.
1) Своевременность поставок.
2) Обоснованность стоимости расходных материалов: проведение конкурсов и тендеров на поставку материалов.
3) Качество материалов (наличие сертификатов).
7. Критерии качества планирования и бюджетирования.
1) Наличие данной позиции в стандартах эксплуатирующей организации.
2) Формат планов и бюджетов (в планах приоритет отдается перечню видов работ и мероприятий, проводимых на объекте, обоснованию их необходимости и взаимосвязей; в бюджете – соответствию стоимости работ и планируемым затратам, указанным в графике финансирования);
3) Детализация (позволяет детально «расписать» сумму, которую планируется потратить: например, на техническое обслуживание запланирована сумма денег N (N=Y+X+M), которая состоит из Y (затраты на ППР электрощитов), X (расходы на ремонт смесителя) и M (затраты на ремонт канализации) и т.д.).
5. Концепция процесса эксплуатации
Как правило, концепция процесса эксплуатации сосредоточена в трех функциональных плоскостях:
1) корпоративной;
2) внутренней;
3) внешней.
Отметим, что каждая плоскость состоит из трех основных компонентов.
1. Корпоративная плоскость.
1) Определение потребностей недвижимости в эксплуатации и сервисе, которое включает в себя:
- виды работ;
- периодичность выполнения работ;
- номенклатуру и количество материалов;
- формирование структуры эксплуатации;
- формирование штата отдела эксплуатации.
2) Определение методов мониторинга технического состояния, которое включает:
- периодичность технических осмотров;
- формат отчетов о техническом состоянии;
- формирование полугодовых и ежемесячных планов эксплуатации;
- формирование полугодовых и ежемесячных бюджетов эксплуатации.
3) Регламентирование взаимодействия с подразделениями, которое включает:
- выполнение форс-мажорных потребностей недвижимости в эксплуатации и сервисе;
- информирование о сервисе и периодичности;
- согласование сроков;
- снабжение МЦ.
2. Внутренняя плоскость.
1) Развитие.
Включает такие элементы как:
- квартальный план развития отдела по трем направлениям;
- мероприятия по повышению квалификации.
2) Отчетность.
Состоит из таких элементов как:
- отчеты о техническом состоянии с принятой периодичностью;
- ежемесячные отчеты по реализации плана и бюджета эксплуатации;
- квартальный отчет по плану развития отдела.
3) Документооборот.
4) Содержит такой элемент как:
- формирование и стандартизация пакета рабочей документации.
3. Внешняя плоскость.
1) Кадровое направление.
Заключается в обеспечении отдела трудовыми ресурсами.
2) Представление интересов собственника перед поставщиками коммунальных услуг. Включает:
- ведение учета потребления коммунальных услуг;
- осуществление контроля над выставленными счетами;
3) Представление интересов собственника при взаимодействии с государственными органами контроля и надзора (Энергонадзор, Энергосбыт, ТЭК, СЭС, Пожнадзор и другие).
ул. Заставская, д. 31, корпус 2196084Санкт-Петербург,
Подписывайтесь на нашу группу в соцсетях
ВК,
Телеграм,
и наш канал в
Дзен"
: больше интересных новостей каждый день.
По собственной информации. Гиперссылка на Restate.ru обязательна.
Автор: редакция Restate.ru
Архив
Нашли ошибку или неточность? Нажмите CTRL и ENTER и расскажите нам про это
28583 
Продажи новостроек в России в 2025 году могут упасть на четверть: Дом РФ 
Москва дешевеет, Петербург дорожает: что происходит с офисным рынком России
ИИ в помощь: современные стратегии продажи недвижимости
Офисный рынок Петербурга просел более чем в 2 раза: сделок мало, цены растут
До 40%: ставки аренды растут во всех районах Санкт-Петербурга
Архитектура и дизайн в недвижимости Петербурга: тренды, кейсы, трансформация
